¿Cómo implementar un ERP? Etapas, estrategias y tiempos

Giuliana Oyazrún

La decisión de integrar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) representa un paso crucial y estratégico para cualquier organización que aspire a la eficiencia operativa y al crecimiento sostenido. 

Sin embargo, el éxito de esta transformación reside, en gran medida, en la ejecución rigurosa y planificada del proyecto de implementación.

En esta guía completa, te explicamos cuál es la ruta crítica para llevar a cabo la implementación de ERP con éxito.

¿Qué es una implementación de ERP?

La implementación de un ERP es un proyecto estratégico y complejo que va mucho más allá de la simple instalación de un software. Se trata de un proceso estructurado destinado a reemplazar los sistemas dispares y aislados de una empresa con una solución de gestión única e integrada. 

Este proceso abarca la configuración del sistema, la migración de datos históricos, la adaptación de los procesos de negocio a las mejores prácticas que propone el ERP, y la capacitación de todo el personal.

Una implementación exitosa es la base para lograr la transformación digital. Para emprender esta tarea, la empresa debe definir claramente qué se necesita para implementar un ERP y cuáles son los requisitos en términos de infraestructura, personal y compromiso directivo.

Beneficios de implementar un sistema ERP

Comprender la magnitud de la inversión es clave, pero también lo es dimensionar el Retorno de la Inversión (ROI). Existen numerosas razones para implementar un ERP que van desde la mejora de la eficiencia hasta la capacidad de tomar mejores decisiones.

La adopción de esta tecnología ofrece beneficios de implementar un sistema ERP claros:

• Integración de Información: Centraliza los datos de todas las áreas (finanzas, ventas, inventario, producción) en una única base de datos.

• Optimización de Procesos: Estandariza y automatiza flujos de trabajo, eliminando redundancias y errores manuales.

• Mejora en la Toma de Decisiones: Proporciona información en tiempo real y dashboards analíticos, permitiendo a la dirección obtener una visión clara del estado del negocio.

• Cumplimiento Normativo: Facilita el cumplimiento de regulaciones fiscales y legales gracias a la trazabilidad y los controles internos del sistema.

Metodología para implementar un ERP

Una implementación nunca debe dejarse al azar. Se requiere una metodología para implementar un ERP clara y probada para guiar al equipo a través de las complejidades del proyecto. 

Las más comunes suelen seguir un enfoque estructurado (como el modelo Waterfall o Cascada) o un enfoque iterativo (como Agile), dependiendo de la complejidad y del nivel de personalización requerido.

Una metodología sólida asegura que:

1. Se mantenga el proyecto dentro del presupuesto y el cronograma.

2. Se documenten todos los requisitos y se valide la configuración.

3. Se minimice la resistencia al cambio entre los usuarios.

La elección de la metodología correcta es una decisión estratégica que se toma en conjunto con el consultor experto.

Estrategias de implementación de ERP

La manera en que se pone en marcha el nuevo sistema se conoce como estrategia de implementación. Elegir la correcta minimiza el riesgo operativo y define la velocidad de adopción del nuevo sistema. Estas tres estrategias son las más utilizadas en las implementaciones de ERP a nivel global.

Big Bang (Corte Directo)

Esta estrategia es radical y directa, caracterizándose por una transición abrupta. El enfoque Big Bang implica que el sistema antiguo se desactiva por completo en una fecha específica (el 'corte'), y el nuevo ERP entra en funcionamiento de manera simultánea en toda la organización, en todos los departamentos y ubicaciones. Es un cambio de la noche a la mañana.

Se recomienda para empresas pequeñas o medianas con estructuras operativas relativamente simples, que tienen una alta tolerancia al riesgo o cuando el sistema antiguo es tan obsoleto que mantenerlo es más peligroso que cambiarlo por completo.

• Ventajas: Rápida entrada en vigor, la empresa comienza a obtener los beneficios de implementar un sistema ERP de forma inmediata. Se reducen los costos de consultoría a largo plazo y se evita la complejidad de mantener interfaces temporales. 

• Riesgos: Alto riesgo operativo. Cualquier error, falla de configuración crítica o problema de datos tiene un impacto inmediato y total en las operaciones de la empresa. La presión sobre el equipo de proyecto es máxima.

Implementación por Fases (Phased Rollout)

El enfoque por fases permite dividir el gran proyecto de implementación en partes más pequeñas y manejables. El ERP se implementa de manera secuencial. Esto puede ser por módulo (primero Finanzas, luego Logística), por ubicación geográfica (primero la sede central, luego las filiales), o por unidades de negocio. Cada fase tiene su propio Go-Live.

Es la estrategia ideal para grandes corporaciones o empresas con múltiples ubicaciones que necesitan implementar un sistema ERP en una empresa compleja. También se recomienda cuando el presupuesto se distribuye a lo largo del tiempo.

Ventajas y Riesgos:

• Ventajas: Distribuye el riesgo, permite aprender de los errores de las primeras fases, y facilita la gestión del cambio al dar tiempo a los usuarios para adaptarse.

• Riesgos: La implementación es más lenta y puede generar una complejidad temporal al requerir interfaces entre el ERP (en producción) y los sistemas antiguos (aún activos). El proyecto puede alargarse, incrementando los costos de implementación de un erp totales.

Adopción Paralela (Parallel Adoption)

Esta estrategia prioriza la seguridad operacional por encima de la velocidad y el costo. Durante un periodo de tiempo definido, tanto el sistema antiguo como el nuevo ERP operan simultáneamente. Los usuarios ingresan las transacciones en ambos sistemas, y el equipo valida que los resultados coincidan (por ejemplo, saldos contables, inventario).

Por lo tanto, se recomienda en entornos de misión crítica donde el fallo del sistema es inaceptable, como el sector farmacéutico, la banca o industrias con alta regulación. Se utiliza para probar la implementación sin detener las operaciones.

Ventajas y Riesgos:

• Ventajas: Es la opción más segura. El sistema antiguo sirve como respaldo total hasta que el nuevo ERP demuestre estabilidad y precisión.

• Riesgos: Alto costo de recursos internos. Los empleados deben duplicar la entrada de datos, lo que genera una carga de trabajo intensa y aumenta la probabilidad de error humano debido a la fatiga. Es crucial definir un punto de corte claro para evitar la dependencia del sistema antiguo.

Cinco pasos esenciales en los proyectos de implementación de un ERP

Todo proyecto de implementación de un ERP en una empresa sigue un ciclo de vida riguroso que minimiza riesgos y maximiza la adopción. Estos son los pasos para implementar un ERP que debes seguir si quieres tener un proceso exitoso:

1. Planificación del proyecto

Esta fase es el cimiento de todo el proyecto y es la etapa donde se responden las preguntas fundamentales antes de  implementar un ERP: el por qué y el qué del proyecto,para poder alinearlo con la estrategia de negocio y auditando los procesos actuales. 

Primero, se define el alcance exacto del proyecto, se establecen los objetivos de negocio medibles (KPIs) y se designa el equipo central. La responsabilidad de ratificar esos puntos en esta fase suelen estar a cargo de:

• Patrocinador Ejecutivo (Sponsor)

• Comité Directivo

• Gerente de Proyecto (PM) interno}

• Consultor Líder.

Asimismo, la planificación implica una auditoría profunda de los procesos de negocio actuales (as-is). Para ello, el equipo de consultoría se sumerge en las operaciones diarias, identificando los flujos de trabajo existentes, donde puede encontrar desafíos como los cuellos de botella, áreas de mejora o la falta de claridad en los objetivos de negocio o un alcance ambiguo. 

Este análisis crítico permite comprender la realidad operativa y establecer un punto de partida para la gestión del cambio, determinando con precisión la magnitud de la tarea a realizar.

Por lo tanto, se recomienda formalizar un documento de alcance inmutable (o con un proceso de cambio estricto) y vincularlo a KPIs medibles. De esta manera, el entregable de la primera fase o etapa se compone de documentos como:

• Estatuto del Proyecto (Alcance, Objetivos, Presupuesto inicial)

• Análisis de Procesos As-Is

• Equipo de Proyecto formalizado.

2. Diseño y adaptación del sistema

Una vez comprendidos los procesos actuales, el enfoque pasa a la fase del diseño de la solución futura (To-Be). Se compara la funcionalidad del ERP con los procesos actuales de la empresa, identificando y resolviendo las diferencias (gaps).

El objetivo de esta fase es identificar las necesidades específicas de la empresa que el software estándar no cubre. Y para ello, los responsables de hacerlo son los consultores Funcionales (por módulo), expertos Clave de la empresa (Key Users) y el gerente de Proyecto.

Por lo tanto, la adaptación del sistema a los requerimientos de la empresa se decide en esta etapa. Un posible desafío es personalizar excesivamente el software, lo que lo haría más rígido a los cambios futuros. La recomendación de los expertos entonces es adaptar los procesos de la empresa al ERP, lo que simplifica futuras actualizaciones y reduce costos de implementación de un ERP.

También puede haber resistencia de los usuarios clave a cambiar procesos ineficientes y la solicitud excesiva de personalizaciones. Una buena estrategia es utilizar el Comité Directivo para forzar decisiones basadas en el ROI y solo personalizar donde exista una ventaja competitiva única. 

Para finalizar esta fase sería ideal tener estos entregables:

• Documento de Diseño Funcional detallado

• Lista de Brechas (Gaps) con decisiones de solución (adaptación o personalización)

• Estructura Organizacional dentro del ERP

3. Desarrollo y Migración de datos

La tercera fase es la construcción y la preparación técnica donde se configura el sistema (parametrización), se desarrollan los informes y personalizaciones requeridas, y se preparan los datos para la transferencia.

Esto incluye la definición de estructuras organizacionales, planes contables, roles de usuario, permisos y reglas de negocio específicas. 

Aquí los principales responsables serán los consultores técnicos y consultores funcionales, el equipo de IT interno, además de los responsables de Datos. Por lo tanto, es fundamental la coordinación detallada entre la consultora o partner y el área de IT de la empresa.

Simultáneamente, se ejecuta la limpieza, el mapeo y la migración de datos. Es vital limpiar los datos maestros de clientes, proveedores y productos, asegurando su calidad y consistencia antes de transferirlos al nuevo sistema. 

Aquí pueden surgir imprevistos como fallos en la integración con sistemas satélite externos o mala calidad de los datos históricos. Lo más prudente sería realizar pruebas de integración incrementales y ejecutar varias simulaciones de migración de datos para validar la consistencia antes de la migración final.

Este paso, a menudo subestimado, es uno de los mayores desafíos técnicos, ya que cualquier error de migración puede comprometer la fiabilidad del ERP una vez que esté en producción.

Por eso, sugerimos que los objetivos a cumplir en esta etapa sean:

• Ambiente de Desarrollo y Pruebas configurado

• Programas de Personalización desarrollados y documentados

• Plan de Migración de Datos (ETL) y datos maestros limpios.

4. Pruebas de validación

Antes de la puesta en marcha, la empresa debe asegurarse de que el sistema funcione correctamente y que el personal esté preparado para usarlo en su trabajo diario. Quienes participan de esta fase son entonces los usuarios finales o trabajadores que usarán el ERP, los consultores de formación y el gerente de Proyecto.

El plan de capacitación debe ser específico para cada rol de usuario y utilizar datos del entorno de la empresa para maximizar la retención del conocimiento. 

Una vez realizada la formación previa, se ejecutan las Pruebas de Aceptación del Usuario (UAT). Aquí los usuarios finales utilizan el nuevo sistema ERP para cumplir tareas en escenarios reales de negocio, con el fin de saber si el diseño y la configuración les permiten trabajar efectivamente.

Si su personal no tiene tiempo o motivación para capacitarse y realizar las pruebas, esto supone un gran obstáculo en su aceptación y validación. Es importante contar con el apoyo de la gerencia y comunicar que su implementación es un beneficio para todas las áreas, ya que les permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo. 

Una formación efectiva reduce la curva de aprendizaje, minimiza los errores operativos iniciales y aumenta la confianza de los empleados, siendo factor decisivo para el éxito en la transición al nuevo sistema.

Al final de esta etapa debes contar con:

• Plan de Pruebas (incluyendo UAT) completado y firmado

• Material de Formación y manuales de usuario

• Calendario de Go-Live detallado.

5. Implementación y evaluación

La puesta en marcha o Go-Live en inglés, es el momento de la verdad, donde se apagan los sistemas antiguos y el nuevo ERP entra en pleno funcionamiento. Por lo que involucra a todo el equipo de Proyecto, soporte técnico y usuarios finales.

Es posible hallar un poco de caos en las primeras transacciones reales y resistencia a dejar de usar sistemas antiguos. Lo más sensato sería definir un protocolo claro para la gestión de incidentes (priorización) y asegurarse de que los sistemas antiguos sean completamente deshabilitados.

Una vez que la operación se estabiliza, se inicia la auditoría posterior o post-implementation review. En esta etapa, el equipo consultor evalúa si los objetivos iniciales y los KPIs definidos se están cumpliendo. 

Además, se ofrece un periodo de soporte y estabilización, resolviendo bugs menores, realizando ajustes finales a la configuración y transfiriendo el conocimiento al equipo de soporte interno de la empresa. 

Para poder rendir cuentas de ello, recomendamos tener a mano:

• Reporte de Estabilización Post-Go-Live

• Transferencia de Conocimiento al equipo de soporte interno

• Evaluación de KPIs (comparando pre-ERP con post-ERP)

Este seguimiento final asegura la completa adopción del sistema y garantiza que la inversión esté entregando su valor. 

Tiempo de implementación de un ERP

El tiempo que se tarda en implementar un ERP varía significativamente y depende de tres factores principales: el tamaño de la empresa, la complejidad de sus procesos y el grado de personalización requerido.

Es vital recordar que el tiempo está directamente relacionado con los costos de implementación de un ERP. Un proyecto más largo implica más horas de consultoría y recursos internos. Por ello, la planificación detallada es crucial para controlar los costos y evitar desviaciones presupuestarias.

¿Cuál es el costo de implementar  un ERP?

Los costos de implementar un erp se desglosan típicamente en varios componentes clave. Cuantificar el precio promedio de cada costo es un paso esencial en la evaluación de cómo implementar un sistema erp.

Un análisis exhaustivo de todos estos elementos es un requisito para implementar un erp de forma presupuestada y sostenible. Las empresas deben ser conscientes de que el costo de la consultoría puede superar el costo de las licencias iniciales, lo que subraya la necesidad de elegir un partner eficiente.

Consejos para lograr una implementación ERP exitosa

Lograr una implementación que cumpla con los objetivos de negocio requiere más que solo seleccionar un buen software. Para saber cómo implementar un erp con éxito, se debe considerar la estrategia organizacional y humana.

1. Asegurar el Compromiso Directivo: El liderazgo de la alta gerencia es fundamental para eliminar obstáculos, asignar recursos adecuados y comunicar la importancia del proyecto a toda la organización.

2. Gestionar el Cambio: La implementación de un ERP significa cambiar la forma en que las personas trabajan. Se debe dedicar un esfuerzo considerable a la gestión del cambio, ofreciendo comunicación transparente y capacitación continua para reducir la resistencia.

3. No Personalizar en Exceso: Busque adaptar sus procesos a las mejores prácticas del software en lugar de personalizar el ERP para replicar sistemas antiguos.

4. Enfocarse en la Calidad de los Datos: La migración es un punto de quiebre. El nuevo sistema solo será tan bueno como los datos que contenga. La limpieza y validación de la información es un prerrequisito para cómo implementar un erp en una empresa.

5. Contar con Consultoría Experta: Para saber cómo implementar un sistema ERP con seguridad, el acompañamiento de un consultor con experiencia sectorial es indispensable.

La Importancia de la Asesoría Experta

El éxito en la selección y la implementación de un ERP comienza mucho antes de la primera línea de código. La elección del proveedor de software y, sobre todo, del partner o consultor implementador, es un factor de éxito que las empresas no deben subestimar. 

Un asesor experto no solo ayuda a evaluar las funcionalidades, sino que también aporta conocimiento sobre las metodologías para implementar un ERP, identifica riesgos ocultos, y asegura que la solución elegida se alinee perfectamente con la visión a largo plazo de la organización. Contar con acompañamiento especializado es la mejor garantía de que la inversión se materialice en los resultados esperados.

¿Estás listo para el desafío? En Compara Software, sabemos que elegir la ruta de implementación correcta puede ser tan complejo como elegir el software mismo. 

Comunícate con nuestros asesores para encontrar el socio que se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio, garantizando que tu proyecto de ERP se convierta en una fuente de crecimiento y no de frustración.