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Guía de compra
para Software ERP

La gestión empresarial es un factor determinante de la rentabilidad. Una empresa tiene éxito no solo por la calidad de los productos o servicios que vende, sino por la economía en la producción y administración. La optimización de los recursos disponibles contribuye a que la inversión rinda al máximo.

Por lo tanto, es un área que requiere de atención y de inversión. La tecnología se ha ocupado de proveer soluciones para la gestión que la simplifican, reducen errores, tiempo, esfuerzos y costes.  Disponer de un sistema de gestión ERP aumenta la efectividad, asegura el control y permite detectar oportunidades de negocio.

¿Qué es un software ERP?

Un ERP es un software que integra en un solo sistema de planificación de recursos empresariales. Una definición sencilla y clara que habla de la función primordial: la centralización de las operaciones al servicio de la economía y la productividad.

La definición de ERP se refiere a Enterprise Resource Planning. Las siglas en inglés designan el concepto de sistema de planificación de recursos empresariales. Y eso es, precisamente, un sistema de planificación de recursos empresariales: un programa integrado por funcionalidades que permiten la planificación de los recursos para que rindan al máximo con el menor coste. 

¿Por qué trabajar con un software ERP? Beneficios

  • Las soluciones ERP han abierto las puertas del progreso a las empresas.  Agilizando la producción, mejorando los procesos, controlando el día a día de cada área de la empresa, se optimiza cada tarea y el rendimiento de cada empleado.
  • La automatización de los procesos economiza tiempo de trabajo. Con menos personal se obtienen mejores resultados. Se reducen los costes, se aceleran los negocios y se favorece la satisfacción de los clientes.
  • Un beneficio muy interesante es la generación de informes que permiten el análisis para la mejora basados en datos.

¿Cómo funciona un ERP?

Un ERP funciona en base a operaciones de registro, almacenamiento e integración de datos generados por la empresa. Se integra con aplicaciones o módulos, cada uno de los cuales atiende a un área diferente.

La centralización de los datos permite su empleo en múltiples operaciones que los requieran. La información así centralizada perfecciona la coordinación, las automatizaciones y la toma de decisiones. Los procesos se potencian y  la productividad crece.

¿Cuáles son las funciones de un software ERP? Módulos básicos y secundarios

Un módulo en un software ERP es un componente específico que se encarga de gestionar un área particular de las operaciones empresariales.

Cada módulo está diseñado para abordar funciones y procesos concretos, integrándose con otros módulos para proporcionar una solución completa y centralizada.

Los módulos básicos de un ERP son:

  • Recursos Humanos (RRHH): Facilita la gestión de recursos humanos, incluyendo selección, capacitación, control de asistencia, y gestión de nóminas. También permite la automatización de estas tareas.

  • Gestión de Inventario: Garantiza un control preciso de las existencias, seguimiento de productos, y generación de informes sobre unidades disponibles. Se integra con el módulo de compras.

  • Finanzas y Contabilidad: Automatiza procesos contables, desde gestión de nóminas hasta facturación y banca. Facilita análisis de costos y pronósticos de crecimiento.

  • Ventas: Abarca desde la aceptación de pedidos hasta el seguimiento de pedidos pendientes. Se integra con el módulo de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM).

  • Compras: Gestiona la adquisición de artículos o materias primas, incluyendo la gestión de proveedores y la preparación de órdenes de compra. Se integra con inventario y producción.

  • Producción: Optimiza los procesos de fabricación, controlando la producción, uso de materias primas y evaluación de calidad. Ajusta automáticamente los procesos basándose en análisis de costos.

  • Gestión de la Cadena de Suministro (SCM): Gestiona el flujo de productos desde el fabricante hasta el consumidor, incluyendo logística de transporte y control del inventario.

Módulos secundarios

Además de los módulos básicos, existen módulos secundarios que complementan los software ERP según las necesidades de cada empresa:

  • Gestión de Proyectos: Facilita la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, incluyendo asignación de recursos y gestión del presupuesto.

  • Marketing: Gestiona estrategias y campañas de marketing, proporcionando una visión completa de las acciones promocionales y su impacto.

  • E-commerce: Herramientas para gestionar ventas en línea a través de una tienda virtual.

  • Análisis del Negocio: Herramientas de inteligencia empresarial para analizar datos corporativos y tomar decisiones estratégicas.

  • Gestión Documental: Administra y controla el flujo de documentos dentro de la organización.

Software ERP: Características

Además de los módulos que determinan las aplicaciones, hay otros factores que determinan la utilidad y practicidad del uso del software ERP: las características.

Es escalable

Un software ERP escalable acompañará el crecimiento de la empresa.  En un comienzo, se comenzará instalando y trabajando con los módulos que la empresa necesite en ese momento.

Pero a medida que cambia, que evoluciona y crece, podrá ir adaptando el ERP a esos cambios. A esa adaptación se refiere la escalabilidad. 

Por tanto, un software ERP escalable garantiza su vida útil.

Es flexible

Cuando se pasa de un sistema de gestión tradicional a uno por medio de un ERP, serán necesarias adaptaciones.

Ahora bien, ¿se adapta el software ERP al sistema de trabajo de la empresa o cambia la empresa su sistema de trabajo para adaptarse al ERP?

Sin dudas, un sistema de gestión ERP flexible se integrará a la organización ya instalada en la empresa. Solo exigirá cambios mínimos. La dinámica de trabajo podrá seguir siendo la misma, aunque se tornará más ágil y eficiente.

Es integrable

Cuando una empresa instala un programa ERP para la gestión, comienza el tema de la carga de datos. Probablemente esta información esté disponible en otros programas que la empresa utilizaba. Este traslado de información se llama ‘migración’.

Un software ERP eficiente debe integrarse con otros programas de uso común para permitir esa migración.  Además, esta capacidad de integración hará posible la exportación de datos a formatos PDF, Excel, u otros.

Tipos de ERP más usados: Clasificación

Ahora bien, cuando hablamos del mercado de software ERP tenemos una amplia variedad. Para ayudarte a entender el panorama, hemos preparado una clasificación:

1 | Según su alojamiento

ERP Local

El ERP local es un tipo de software que se instala en los servidores físicos de la empresa. Este tipo de software ERP está pensado para grandes empresas que tienen la infraestructura necesaria para alojar y mantener el sistema.

Lo bueno:

  • Control total sobre los datos.
  • Personalización completa.
  • Menor dependencia de la conexión a internet.

Lo malo:

  • Coste inicial alto.
  • Requiere mantenimiento constante.
  • Necesita actualizaciones frecuentes.

ERP en la Nube

El ERP en la nube se accede a través de internet y está alojado en servidores externos. Es ideal para empresas en crecimiento que necesitan una solución flexible y escalable. 

Lo bueno:

  • Menor coste inicial.
  • Accesible desde cualquier lugar.
  • Actualizaciones automáticas.
  • Escalabilidad flexible.

Lo malo:

  • Dependencia de la conexión a internet.
  • Menor control sobre los datos.
  • Posibles preocupaciones de seguridad y privacidad.

2 | Según el tipo de empresa

ERP Generalista

El ERP generalista está diseñado para adaptarse a una amplia variedad de industrias y procesos empresariales. Este ERP es recomendado para las empresas que buscan una solución integral y adaptable que pueda gestionar múltiples aspectos de sus operaciones.

Lo bueno:

  • Amplia personalización.
  • Integración de múltiples procesos.
  • Versatilidad para diferentes industrias.

Lo malo:

  • Puede requerir ajustes significativos para necesidades específicas.
  • Menos especializado en procesos específicos de la industria.

ERP Vertical

El ERP vertical está específicamente diseñado para satisfacer las necesidades de industrias particulares, como la construcción, distribución o comercio minorista.

Lo bueno:

  • Funcionalidades adaptadas a la industria.
  • Mejora de la eficiencia en procesos específicos.
  • Mayor especialización.

Lo malo:

  • Menos flexible para otras industrias.
  • Puede ser costoso para empresas que necesitan personalizaciones adicionales.

3 | Según su estructura de precios

ERP Gratuito

El ERP gratuito, generalmente de código abierto, permite a las empresas utilizar y modificar el software sin costo.

Es adecuado para pequeñas empresas con recursos limitados que necesitan una solución flexible que puedan personalizar según sus necesidades.

Lo bueno:

  • Sin coste inicial.
  • Alta personalización posible.
  • Comunidad de soporte activa.

Lo malo:

  • Menor soporte técnico formal.
  • Requiere conocimientos técnicos para personalización.
  • Posible falta de funcionalidades avanzadas.

Sistema ERP Comercial o de Pago

El sistema ERP comercial, o de pago, generalmente de código propietario, ofrece soporte y actualizaciones continuas. Este tipo de ERP es ideal para medianas y grandes empresas que buscan una solución robusta y fiable con soporte técnico dedicado.

Lo bueno:

  • Soporte técnico dedicado.
  • Actualizaciones continuas.
  • Estabilidad y fiabilidad.

Lo malo:

  • Coste de licencia.
  • Menos flexible en términos de personalización.
  • Dependencia del proveedor para modificaciones.

4 | Según la posesión del código fuente

El código fuente es el conjunto de instrucciones y declaraciones escritas en un lenguaje de programación que define el comportamiento y las funcionalidades de un software ERP. 

Según este aspecto, los tipos de ERP más usados son:

ERP de Código Abierto

El ERP de código abierto permite a las empresas modificar y personalizar el software según sus necesidades.

Es uno de los ERP más usados por empresas con capacidad técnica para gestionar y adaptar el sistema.

Lo bueno:

  • Flexibilidad.
  • Personalización total.
  • Comunidad de desarrolladores activa.

Lo malo:

  • Requiere conocimientos técnicos.
  • Menor soporte técnico formal.
  • Posibles problemas de seguridad.

ERP de Código Propietario

El ERP de código propietario no permite modificaciones al código fuente y suele venir con soporte técnico y actualizaciones.

Suelen ser los ERP recomendados para empresas que buscan estabilidad y no tienen los recursos para personalizar el software.

Lo bueno:

  • Estabilidad y fiabilidad.
  • Soporte técnico y actualizaciones garantizadas.
  • Menor riesgo de seguridad.

Lo malo:

  • Menos flexible.
  • Dependencia del proveedor.
  • Coste de licencia elevado.

¿Cómo elegir el mejor software ERP?

1 | Evalúa tu situación actual

¿Realmente tu empresa necesita un software ERP? La respuesta corta es: sí.

Pero te tocará defender el por qué. Hay una forma de averiguarlo: analizando la realidad actual de tu empresa.

  • ¿Los datos empresariales son erróneos o imprecisos y se utiliza mucho trabajo manual para gestionar la información?
  • ¿Los sistemas actuales no están integrados entre sí? ¿Pasas mucho tiempo tratando de hacerlos compatibles?
  • ¿Los clientes experimentan problemas frecuentes con sus pedidos?
  • ¿Se tarda demasiado en preparar los estados financieros?
  • ¿Se modifican los procesos empresariales para adaptarse al software actual?
  • ¿La empresa ha crecido rápidamente y los sistemas no soportan el volumen?
  • ¿Hay dificultades para gestionar la contabilidad multidivisa?
  • ¿No se cumplen con los requisitos regulatorios actuales?
  • ¿La toma de decisiones se basa en datos desactualizados?
  • ¿Los informes financieros y operativos tardan en generarse?
  • ¿Se necesita acceso en tiempo real a cifras e informes?
  • ¿Los empleados pasan mucho tiempo consolidando datos de diferentes fuentes?

2 | Revisa los planes de servicio de soporte técnico

La disponibilidad de un sistema de apoyo siempre es importante. El acompañamiento a los usuarios, especialmente durante los primeros tiempos, asegurará que entre en acción inmediatamente.

Por otra parte, el software ERP puede sufrir desperfectos.  Para que la empresa no se paralice, es imprescindible contar con asesoramiento y resolución de problemas técnicos.

Revisa tu presupuesto: Ten en cuenta los costos de un software ERP

Revisar tu presupuesto disponible es vital, puede ayudarte a elegir una opción más adecuada a tu caso.

Eso no quiere decir que si tienes poco dinero no puedes implementar un software ERP. ¡Totalmente falso! Existen muchas estructuras de pago que pueden adaptarse. 

Te explicamos:

  • Por licencia: Se paga una sola vez para obtener una licencia de uso. Es común en soluciones on-premise, instaladas en los servidores de la empresa. El costo promedio por licencia puede oscilar entre $1,500 y $3,000 USD por usuario, como en el caso de SAP Business One. 
  • Por uso: Suele ser común en soluciones SaaS. En este caso, se paga una tarifa mensual o anual por usuario. Los costos mensuales promedio son de $70 USD por usuario, como en el caso de Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Freemium: Ofrece una versión básica gratuita, con la opción de pagar por funcionalidades adicionales.

Aunque también, existen otros costos que debes tener en cuenta. Como: 

  • Implementación y consultoría: Pueden sumar un 20%-40%.
  • Capacitación y entrenamiento: Entre el 10% y el 20%.
  • Mantenimiento y soporte: Alrededor del 15%-20% anual del costo de la licencia.
  • Migración de datos: Los costos que pueden variar entre $5,000 y $20,000 USD, dependiendo del volumen de datos.
  • Soporte post-implementación: Representa entre el 15% y el 20% del costo inicial de la licencia por año.

3 | ¿Qué integraciones ofrece el software ERP?

Un software ERP se encarga de centralizar información. Pero, no podrá hacerlo si no tiene una buena capacidad de integrarse con otras herramientas para recopilar datos. 

Las integraciones permiten que el ERP se comunique con otros sistemas informáticos de la empresa, facilitando el flujo de información entre distintos departamentos y herramientas.

Se pueden realizar mediante:

  • APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones).
  • Conectores preconfigurados.
  • Plataformas de integración como servicio (iPaaS).

Sea cual sea el método que elijas, revisa que se conecte mínimamente a las siguientes herramientas:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • Software de Contabilidad y Finanzas
  • Sistemas de Gestión de Inventarios
  • PLM (Product Lifecycle Management)
  • SCM (Supply Chain Management)
  • HCM (Human Capital Management)
  • Software de E-commerce
  • Sistemas de Gestión de Proyectos
  • BI (Business Intelligence)
  • Sistemas de Gestión de Documentos

Busco ERP ¿y ahora? | Un vistazo a los ERP más usados 

En este punto del recorrido, ya puedes decir qué es un ERP. Incluso puedes que estés sólidamente plantado en la etapa de "busco ERP". 

Y de seguro, te has topado con una amplia y variada oferta de productos. ¿Cuál elegir?

Si quieres revisar algunos de los ERP más usados en sus versiones libres o de pago, aquí hay algunas opciones.

Odoo ERP 

Odoo es una software ERP opensource, esto significa que tiene un código abierto, totalmente personalizable por un experto.

Ofrece un plan gratuito y otro de pago. En su versión libre, ofrece módulos para gestionar las tareas de PYMES, con la posibilidad de ir agregando nuevas funciones de ser necesario.

Repsol o la fábrica Toyota son algunas de las compañías que lo utilizan. 

NetSuite Oracle

Otro de los pesos pesados en la industria del ERP, es NetSuite. Se trata de una solución que pertenece al gigante Oracle, pero que, sin embargo, ofrece herramientas pensadas para pymes.

Las empresas que lo utilizan refieren que es un programa intuitivo y fácil de usar, y puede integrarse con un sinfín de otras aplicaciones. 

Se trata de un software ERP pensado para ser empleado en cualquier parte del mundo, por lo que las pre configuraciones existentes para los países son algo reducidas, sobre todo a la hora de realizar los reportes financieros.

Microsoft Dynamics 365

Uno de los mejores ERP es Microsoft Dynamics 365. Es el más elegido en el segmento del pequeño y mediano comercio, aunque su ofrecimiento no es modular. 

Es decir, si se contrata, no solo traerá un ERP, sino también un sistema CRM, y otras herramientas de Microsoft.

Lo anterior tiene sus pros y contras. Entre sus beneficios, puede decirse que contar con toda una integración de soluciones de Microsoft, convierte al software en un sistema muy potente.

Permite integrar la solución con otras aplicaciones de Microsoft como Office 365, Microsoft Power Platform (Power BI, Power Apps o Power Automate) o LinkedIn. Además, incorpora las ventajas de herramientas basadas en IA.

Pero entre sus contras, contar con tantas integraciones lo puede convertir en un software lento de implementar. Puntualmente, porque las integraciones deben realizarse de forma manual.

  • Implementación: ofrece soluciones On Premise y en la nube/cloud.
  • Versiones: los planes son de pago, ofrecen un plan para PYMES básico, que parte desde los 70 USD por usuario, por mes.

Bind ERP

Bind es uno de los ERP más usados, ofrece las principales funciones de un ERP, como ventas, inventario, finanzas y compras.

En México se ha convertido en la solución de gestión de empresas, ya que ofrecen soluciones escalables y que se adaptan a diferentes verticales de la industria, como construcción, distribuidores mayoristas y pequeñas startups.

Una de sus funciones más potentes es el módulo de facturación y administración, que permite emitir facturas desde un portal personalizado.

  • Implementación: ofrece soluciones On Premise y en la nube/cloud.
  • Versiones: los planes son de pago, pueden contratarse de forma trimestral o anual.

Muchas de estas se han convertido en los mejores ERP para empresas, sin embargo, es importante evaluar las opciones de cada país.

Con esta guía confiamos en que estarás listo para buscar y encontrar tu software ERP ideal. ¿Tienes dudas? ¡No te preocupes! Nuestro equipo de asesores puede resolver tus inquietudes y guiarte en el proceso de manera gratuita. 

 

 

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