Software de control de inventarios

Un software de control de inventarios es una herramienta imprescindible en la actualidad. La revolución tecnológica y el e-commerce han provocado que las órdenes de compra se suceden con ritmos vertiginosos, y muchas veces el control del inventario se torna difícil.

El problema es particularmente complejo en pequeñas y medianas empresas, donde aún el módulo de inventario se gestiona en papel, o con programas obsoletos. Con estas herramientas tradicionales, que no están integradas al resto del proceso, el desorden se generaliza.

Por esta razón, contar con un software de inventario es vital para competir en un entorno comercial, dinámico, digital y rápido. Pero las opciones a la hora de elegir, son muchas. Existen soluciones de control de stock gratis y de pago, pero todas varían en función de las necesidades y presupuesto. En esta guía de compra, conocerás todos los aspectos necesarios para poder elegir el mejor programa de gestión de inventario.

¿Qué es un software de inventario?  

El software de inventario es un programa informático permite administrar el registro, movimientos y control de llegada y salida de los inventarios dentro de una compañía. Un inventario se refiere al conjunto de existencias (objetos físicos) guardadas en un almacén.

También es conocida por las denominaciones: software para control de inventarios y software para inventarios de almacén. 

La herramienta de software para control de inventarios brinda en todo momento el nivel de stock disponible, con las entradas y salidas de los artículos, tanto externas como internas, además de establecer una relación entre los artículos consumidos y vendidos y los clientes. 

Todo esto es posible, ya que se encuentra integrado al sistema digital de cada uno de los puntos de venta. Cada uno de los tipos de programas de gestión de inventario, ofrece un sistema que permite registrar los productos del inventario.

Se pueden organizar con un alto grado de personalización, por ejemplo, por secciones, almacenes, precios, colores, fecha de caducidad, etc.

La gestión de inventarios es considerada un aspecto importante en el manejo estratégico de una empresa. Específicamente, las tareas que se asumen en esta gestión se refieren a la determinación de métodos de registro y puntos de rotación. Además, abarca las formas de clasificación y los modelos de inventario, determinados por las formas de control elegidas.

¿Cómo funciona un software de inventario?

Los inventarios se encuentran en constante movimiento. Ya sea un depósito de materias primas o repuestos, o el almacén de stock de productos disponibles, cada detalle debe ser inventariado. 

Con la ayuda de un software de control de inventarios, es posible registrar las entradas y salidas del producto, actualizando las cantidades que hay, así como su acceso y distribución.

El sistema de control de inventario funciona al poder conectar la tienda física u online con el inventario. Por ejemplo, imaginemos que somos fabricantes de televisores y contamos con 10 tiendas físicas en diferentes partes de la región.

Cada una de las tiendas debe contar con un sistema digital de ventas integrado, que permite conectarse con el software de inventarios. De esta manera, cada vez que vendamos un televisor, el almacén sabrá de dónde llegó el pedido, hacia dónde debe despecharse, y los detalles del producto a retirar del almacén.

A su vez, cada tienda debe recibir una actualización en su sistema, donde podrá conocer el stock de los televisores en tiempo real, antes de enviar facturas. Con este tipo de software de gestión, es posible optimizar esos procesos, y maximizar el control y la eficiencia.

Beneficios del software de inventario

Durante todo este ciclo, los beneficios de implementar un software de control de inventarios  incluyen a todas las partes. 

En primer lugar, el almacén estará ordenado y gestionado sin que ninguna existencia se pierda o se confunda con otra, lo que mejora la productividad y rentabilidad del departamento de almacenes.

En segundo lugar, la administración de inventarios permite que cada tienda física no realice pedidos al almacén de existencias que no están disponibles. Además, los puntos de venta y entrega pueden conocer exactamente cuándo el producto o repuesto fue despachado, y así calcular los tiempos de llegada. Con el orden que un software permite gestionar, también se evitan gastos de envío adicionales por causa de retrasos de pedidos.

En tercer lugar, y el más importante, es el beneficio que recibe el cliente. Por ejemplo, cuando la compra se realiza de forma online, el software de inventario registra que el stock del producto comprado ha bajado en una unidad.

De esta manera, se evita un problema que suele ser más común de lo que debería: informarle al cliente que el producto adquirido no está en stock. 

La imagen de una marca puede disminuir catastróficamente cuando esto sucede, por lo que controlar los productos en la tienda online, de manera sincronizada, le dará una mejor experiencia al cliente.

Características del Software de inventario

Las características y funciones de un Software de inventario pueden variar según la solución que se contrate. Sin embargo, y de manera general, las soluciones profesionales ofrecen:

• Acceso móvil, para poder revisar el sistema desde cualquier lugar.
• Gestión de almacén: herramientas para organizar y dividir las existencias en categorías.
• Creación de informes/análisis: para conocer los flujos de stock y tomar decisiones estratégicas
• Gestión de proveedores: soluciones de contacto rápido para los proveedores.
• Gestión multicanal: diferentes canales de contacto integrados al software de gestión.
• Identificación del producto: esta característica es administrada particularmente por un software de inventario con código de barras.
• Optimización de inventario.
• Gestión de renovaciones de pedidos.
• Previsión.
• Gestión de inventario de minoristas: herramientas para almacenes de clientes minoristas.
• Alertas y notificaciones automáticas para enviar a los diferentes actores del proceso.
• Gestión de inventario de fabricación.

Tipos de software de inventario

Los software de gestión de inventario pueden estar diseñados para cierto tipo de control o de existencia a inventariar. Los software profesionales suelen cubrir todas las posibilidades. 

Sin embargo, antes de elegir una solución, debes conocer: qué será inventariado, con qué tipo de función y cuál será la logística. Además, un dato que te servirá para elegir una herramienta, es la cantidad de existencias a inventariar por mes.

De estos tres aspectos, se desprenden los diferentes tipos de software de inventario: 

• Según qué vamos a inventariar:
  • Inventario de materias primas
  • Stock de suministros de fabricación
  • Inventario de productos en fábrica
  • Inventarios de productos procesados
  • Inventario de mercancías
• Según la función del inventario:
  • Inventariado en tránsito
  • De ciclo
  • De seguridad
  • De previsión
  • De desacoplamiento
• Según la logística de las existencias:
  • Para especulación
  • Obsoletas
  • De seguridad
  • Cíclicas
  • En ductos

Precios de software de inventarios  

Como mencionamos, los modelos precios de los software de inventario están condicionados por la cantidad de pedidos por mes y, en su mayoría, se agrupan de la siguiente manera:

• Plan Basic: 50 a 7499 pedidos
• Plan Standard:  7500 a 14999 pedidos
• Plan Enterprise: Pedidos ilimitados.

*Existen algunos software de facturación e inventario gratis, pero estos contienen funcionalidades y servicios limitados.

Conclusión  

En conclusión, realizar la gestión de inventario de forma tradicional representa en la actualidad una inversión de tiempo en diversas tareas que resulta considerable. Por lo tanto, las organizaciones prefieren recurrir a los beneficios de un software de inventario para agilizar y simplificar los procesos que abarca.

A la hora de seleccionar algún software de este tipo, no olvides contemplar los costos adicionales y la cantidad de almacenes que deseas gestionar.

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